窗口操作
警告框:用于警告用户不可如此操作,设有“确认”按钮;
提示框:提示用户下面的功能是否要进行,设有“确认”、“取消”按钮或“是”、“否”按钮,用户可根据需要选择;
对话框:系统需要用户输入或回答而设置的窗口。输入或回答完毕后,单击“确认”或“取消”即可;
文本框:用于输入和编辑录入信息的一种矩形框。可以用键盘从光标定位处插入和删除信息;
列表框:可显示多个选项,用户可选择其中某一项或多项,列表框内容可通过滚动条进行翻阅;
下拉框:这是一种隐含显示列表内容的列表框。在它的矩形框,显示被选项。当单击其内容文本框时,系统自动弹出下拉的列表框及列表内容出现。
帮助
帮助:用于调阅在线帮助。
关于:用于查看本软件的版权信息。
工具栏
包括通用、工具栏工具条按钮两大部分。
通用工具栏
新增:用于为选定数据库增加新记录。
修改:用于打开选定记录。
删除记录:用于对选定记录进行删除操作。
原件:用于存放、显示选定记录的附属电子原文。
打开正文:用于打开选定记录的Word正文。
当选定记录有正文时,该按钮可用。
排序:用于规范选定数据表中的数据在列表区中的固定显示方式。例如,对文件级数据,可固定按文件日期的先后在列表显示。
查询:用于使用多个条件快速找到需要处理的一批文件。
查询:用于对选定数据表使用一个或者多个条件筛选记录。
组合查询:用于将一组具有主从关系的数据库组合起来,便于打印输出或者统计。例如,“全引目录”数据表便是“档案管理”数据表与“文件管理”数据表进行“组合查询”的结果。
打印:用于对选定记录或者选定数据表中的所有记录进行打印输出操作。
回收站:工具栏里的回收站功能,提供对记录的浏览、查询、删除、还原、批量还原、全部还原功能
刷新资料:用于刷新列表区记录。
目录树
目录树显示了系统的整体架构。
本系统的特点之一:目录树中任何子目录都有右键快捷菜单命令,目录树的右键菜单命令与“目录管理”菜单功能相一致。
在本系统中,单机版目录树的目录有两个:文件管理总目录、档案馆(室)。
文件管理总目录:包括文件管理、案卷管理、档案移交、档案销毁。是所有文件级、案卷级、档案移交、档案销毁数据的源头。除文件管理外,其它目录只在后台数据库中能够查询到,主界面不显示。
档案馆(室):如果需要进行收发文登记,则应打开“文件管理总目录→文件管理→文书文件→收文/发文”目录;如果本系统仅为档案部门使用,则直接打开“档案馆(室)”目录下的相关目录,进行相应的档案管理(包括案卷著录、卷内著录、移交、销毁等等工作)即可。