即使组织可承担巨额投资,盲目投资建电子文档管理系统同样不可取。比如,在一个以尽快建立实施质量管理体系为目标,且文件审批人员集中在一起办公的组织,无纸化办公就不实用。当组织建立质量管理体系时,并不是越强大、越快、越耀眼的电子系统就越合适。不考虑实际情况,盲目建立的电子文档管理系统带来的麻烦比获得的增值更多。要根据组织的规模、对电子文档管理系统的预期来确定。
在急急忙忙建立体系和程序之前,质检经理应该问一下自己:审核员将怎么看这套体系,他们能理解吗?审核员要经过多少道程序才能验证系统的符合性?如果体系运行一年之后失败了怎么办?
不急于行动,多问几个为什么,坚持以简单的方式做事,就能简化工作程序,创建更好的工作流程。而关注如上四项基本原则会帮助我们做好搭建质量管理体系的步。
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